Los expedientes son lo más importante en nuestro software para agencias de viaje, ya que en ellos se anotará todo lo que el cliente pida y necesite: en servicios individuales o de grupos, anote fechas, vendedor, cliente, saldo, importe de venta y cobros, descuentos, pasajeros, notas, reservas de todo (hotel, avión, barco, paquetes, seguros, renta de coches, restaurantes y más). Anote como una nota adjunta las copias o digitalización de documentos importantes de viaje, como pasaportes, identificaciones, permisos, etc.
A través de este documento, usted podrá tener en un solo archivo todo lo necesario para su cliente, las reservaciones, la planeación del viaje, confirmación por mail, cobros, facturas (ahora integrado con OfieFactura, puede entregar facturas electrónicas) y demás funciones de los ficheros que le permitirán saber en qué situación está cada servicio de su agencia de viajes.
Esta herramienta también cuenta con un block de preventa donde los vendedores anotarán las cotizaciones de oportunidades de servicios, con una alarma integrada para darle oportuno seguimiento y conseguir el cierre.
Estos expedientes se pueden organizar por fechas o clientes y se pueden imprimir, modificar y consultar en todo momento. Además de que puede emitir contratos de viajes combinados, recibo de entrega, y al cerrar esos expedientes, automáticamente se generan los apuntes contables (ventas, compras, cobros, créditos y demás) que puede llevar con nuestro software para contabilidad OfiConta.
Pensando en su crecimiento y en facilitar lo más posible la administración de su agencia de viajes, Ofimática ha diseñado este software para agencias de viajes que lo ayuda en la mecanización de los procesos, acelerando los mismos y reduciendo el costo de las operaciones.
Con OfiViaje todo está controlado y todo está dentro de su computadora, o en un servidor en la “nube”, ya que desde que el vendedor cotiza un viaje y crea un expediente, todos los datos del cliente, su itinerario, su compra y demás información es digitalizada y transportada a otras áreas del programa para facilitar el trabajo.
Reciba las facturas individuales, compruébelas, desde una computadora, e integre esta información a su contabilidad automáticamente. Trabaje con el expediente y controle desde la reserva, hasta el pago definitivo una vez revisadas todas las facturas de sus proveedores. Además tendrá Información de transferencias y remesas bancarias a través de la banca electrónica integrada en OfiViaje.
Controle su agencia de viajes, mejore sus procesos de operación y administrativos, reduzca sus costos con este excelente software para agencias de viajes.
OfiViaje le ayuda a vender más. ¿Cómo?, muy fácil, con OfiViaje se digitalizan todos los datos por lo que se genera una base de datos de sus clientes actuales, y con nuestro software integrado OfiCRM, puede tener toda información sobre su compra para diseñar promociones en la fecha del año que sus clientes acostumbran viajar, hacer un seguimiento de sus viajes y enviar por correo.
Además de poder trabajar con clientes que ya son suyos, también podrá generar bases de datos de clientes potenciales, con la opción, también a través de CRM, de mandar correos electrónicos de manera masiva.
En el área de comercialización, puede crear presupuestos con simulación precios, de márgenes, variación de plazas o con variación de número de turistas, por lo que podrá calcular rápidamente su margen de negociación y si puede ofrecer un descuento por volumen. Controle las cajas por vendedor con arqueo diario y gestión de comisiones a terceros
Una vez cerrada la venta, fidelice y premie a su cliente con ayuda de OfiVIP, que le ayudará a registrar promociones y llevar un historial de los descuentos hechos a sus clientes, con lo que puede incorporar una tarjeta de puntos de regalo u otras estrategias que recompensarán al cliente por su preferencia al contratarlo.
Además de todas las ventajas que le ofrece OfiViaje, también tendrá acceso a informes y estadísticas que le ayudarán a tomar las mejores decisiones para hacer crecer su empresa.
Tenga acceso a informes comerciales que le indican el volumen de operaciones alcanzado, o segmentado en vendedores, destinos, clientes, sectores y proveedores, o si lo prefiere puede saber la rentabilidad obtenida en cada uno de sus servicio, así como el número de servicios efectuados, etc.
Compare las estadísticas de ventas de diferentes meses, de todo el año o de diferentes vendedores, compare sus márgenes de ganancia y más con gráficas y diagramas.
Pensando en las necesidades específicas de agencias de viajes que tienen cadenas o franquicias, Ofimática ha diseñado Ofigrupos, un software para grupos de gestión de agencias de viajes que ofrece una gestión administrativa y comercial más práctica y sencilla.
Lleve una base de datos de sus asociados (de su oficina central y sus sucursales) con todos los datos que necesita para su coordinación: contacto, equipo, ventas, compras, objetivos, proveedores y demás datos que faciliten el control operativo día a día.
Controle las cuotas que devengan de los asociados, genere recibos o facturas electrónicas para cada uno de ellos, todo con un proceso simplificado con la “filosofía del dato único”, sistema por el cual solo tiene que introducir la información por única ocasión y el sistema la recuerda por siempre, olvídese de repetir la introducción de datos.
La misma simplificación de proceso se puede hacer con sus proveedores. A través de este módulo controle todas sus liquidaciones, entregas y reparto a todos sus asociados. Con Ofigrupos tendrá una gestión controlada en el interior de su grupo de agencias de viajes.
